2027 e-Arşiv fatura hazırlığı

2027’de e-Arşiv tarafında ne değişiyor?

Değişikliğin dayanağı, 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete’de (33124, 5. Mükerrer) yayımlanan 589 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’dir. Bu tebliğ, e-Belge kurallarını toplayan 509 Sıra No.lu Tebliğ’in “e-Arşiv Fatura Olarak Düzenlenme Zorunluluğu Getirilen Diğer Faturalar” başlıklı IV.2.4.3 bölümüne iki ibare ekledi. Sonuç şu: ticari kazancı basit usulde tespit edilen mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için tutardan bağımsız e-Arşiv zorunluluğu bir yıl ertelendi ve 1 Ocak 2027’de başlıyor.

GİB’in yayımladığı güncel tebliğ metnine göre kural, e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler için şöyle işliyor:

Mükellef grubu	31 Aralık 2026’ya kadar	1 Ocak 2027’den itibaren
Basit usul ve işletme hesabı mükellefleri	Vergiler dahil 3 bin TL’yi aşan faturalar e-Arşiv olarak düzenlenir	Tüm faturalar, tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir
Diğer mükellefler (bilanço esası dahil)	1 Ocak 2026’dan beri tutarına bakılmaksızın e-Arşiv	Değişiklik yok

Her iki durumda da Tebliğ’in V.7 ve VIII numaralı bölümlerindeki istisnalar saklıdır. Faturalar, GİB’in e-Belge düzenleme portalı üzerinden ya da GİB’den izin almış özel entegratörlerin sistemleri aracılığıyla düzenlenir. Kapsamdaki bir faturanın e-Arşiv yerine kâğıt olarak düzenlenmesi veya alınması halinde, Tebliğ her kâğıt fatura için Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesindeki cezanın ayrı ayrı uygulanacağını belirtiyor.

Tebliğ numarası konusunda bir not: bazı kaynaklarda bu değişiklik 588 Sıra No.lu Tebliğ olarak geçiyor. Aynı Resmî Gazete’de 588 numaralı ayrı bir VUK tebliği de yayımlandı; e-Arşiv tarihini değiştiren metin 589 Sıra No.lu olandır.

e-Fatura’ya kimler, ne zaman geçmek zorunda?

e-Arşiv, e-Fatura’ya kayıtlı olmayan alıcılara kesilen faturadır. Hasılatı belirli bir sınırı aşan mükellefler ise e-Fatura’ya da geçmek zorundadır. 509 Sıra No.lu Tebliğ’in güncel metnindeki ana sınırlar şunlar:

• Genel sınır: 2022 ve sonraki hesap dönemleri için 3 milyon TL brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı).
• İnternetten satış yapanlar: Kendi siteleri, pazaryerleri veya diğer elektronik ortamlar üzerinden mal ya da hizmet satan mükellefler için 500 bin TL.
• Gayrimenkul ve motorlu taşıt işlemleri: Bu işlemleri yapanlar ve aracılık edenler için de 500 bin TL.

Geçiş tarihi, sınırın aşıldığı hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başıdır. Yani 2026 hasılatı sınırı aşan bir mükellef, 1 Temmuz 2027’ye kadar başvurusunu ve fiili hazırlığını tamamlayıp e-Fatura’ya geçmek zorundadır. Tebliğ’e göre e-Fatura’ya geçmek zorunda olanlar aynı süre içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçer; o tarihten sonra kayıtlı kullanıcılara e-Fatura, diğer alıcılara e-Arşiv fatura düzenlerler.

Sınır tutarları 2022’den beri aynı, ama tebliğle değiştirilebilir. 2026 hasılatınızı yıl kapanmadan mali müşavirinizle birlikte tahmin edin; sınırın yakınındaysanız Temmuz 2027’yi takvime şimdiden yazın.

Yıl sonundan önce hangi süreçler otomatikleştirilmeli?

Zorunluluk, faturanın nasıl düzenleneceğini belirler. Faturanın arkasındaki veri akışını ise işletme kendisi kurar. Basit usulde çalışan küçük bir işletme için bu, gün sonunda portala tek tek fatura girmek anlamına gelebilir. Günde onlarca sipariş alan bir e-ticaret satıcısı için ise elle giriş hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Aşağıdaki tablo, en yaygın dört akışı özetler.

Süreç	Elle yapıldığında	Otomasyonla	Dikkat
Satıştan faturaya	Sipariş bilgisi portala veya entegratör ekranına yeniden yazılır	Sipariş tamamlanınca fatura verisi e-ticaret altyapısından veya ön muhasebeden entegratöre gönderilir	Vergi numarası veya T.C. kimlik numarası, KDV oranı ve iade akışı kurallarla kontrol edilmeli
Müşteriye iletim	PDF indirilir, e-postayla gönderilir	Fatura oluşunca bağlantı veya PDF otomatik iletilir	İnternet satışlarında elektronik iletim zorunlu
Mutabakat	Ay sonunda satış, tahsilat ve fatura listeleri yan yana konur	Her gün sipariş, ödeme ve fatura kayıtları eşleştirilir, eksikler listelenir	Faturası kesilmemiş sipariş ve mükerrer fatura ayrı raporlanmalı
Arşiv ve ERP kaydı	Dosyalar dağınık klasörlerde durur	Fatura dosyası ve kaydı ERP’ye veya muhasebe yazılımına yazılır, kopyası saklanır	Mali mühür veya imza içeren elektronik hali saklanmalı

Fatura hacmi yüksekse GİB portalında elle giriş yerine bir özel entegratör kullanmak, akışın programatik olarak kurulmasını kolaylaştırır. Entegratör seçerken fatura oluşturmak, durum sorgulamak ve faturayı müşteriye iletmek için bir API sunup sunmadığını sorun. Siparişleri, ödemeleri ve faturaları birbirine bağlayan katman genellikle n8n veya Make gibi bir iş akışı otomasyonu aracıdır. Ön muhasebe veya ERP yazılımınız dışarıdan kayıt almak için bir yol sunmuyorsa RPA bir köprü olabilir, ama ekran değiştiğinde bozulduğu için kalıcı çözüm olarak görülmemelidir.

Gelen faturaların ERP’ye aktarılması da aynı hazırlığın parçasıdır; bu tarafı e-Fatura ve e-Arşiv faturalarını ERP’ye otomatik aktarmak yazımızda ayrıntılı anlattık.

e-Arşiv fatura müşteriye nasıl iletilir ve nasıl saklanır?

GİB’in tanımına göre e-Arşiv fatura, alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilir. Alıcıya giden hali belgenin aslı, düzenleyenin sakladığı elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.

İnternet üzerinden satışlarda kurallar daha sıkıdır. Tebliğ’e göre e-Arşiv uygulamasına dahil olup internetten satış yapanlar faturayı elektronik ortamda iletmek zorundadır. Faturada “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi ile satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, mal satışlarında taşıyıcının bilgileri ve gönderim tarihi yer almalıdır. Bu alanların e-ticaret altyapınızdan faturaya doğru taşınması, otomasyonun ilk test edilmesi gereken noktasıdır.

Saklama tarafında Tebliğ açıktır: düzenlenen e-Belgeler, üzerindeki mali mühür veya elektronik imza ile birlikte kanuni süre boyunca elektronik ortamda saklanır ve istendiğinde ibraz edilir. Kâğıda basıp saklamak bu yükümlülüğü karşılamaz. Saklama hizmetini üçüncü bir taraftan almak da asıl sorumluluğu mükellefin üzerinden kaldırmaz. Arşivinizin nerede durduğunu, kimin eriştiğini ve bir faturayı ne kadar sürede bulabildiğinizi bilin.

Yıl sonuna kadar kontrol listesi

1. Sınıfınızı netleştirin. Basit usul, işletme hesabı veya bilanço esası: hangi tarihin size uygulandığını mali müşavirinizle teyit edin.
2. 2026 hasılatını tahmin edin. 3 milyon TL veya internet satışları için 500 bin TL sınırına yakınsanız, 1 Temmuz 2027 e-Fatura geçişini planlayın.
3. Düzenleme yolunu seçin. GİB portalı mı, özel entegratör mü? Aylık fatura sayınız ve entegrasyon ihtiyacınız bu kararı belirler.
4. Fatura kaynaklarını listeleyin. Kendi site, pazaryerleri, mağaza, telefonla satış: her kanaldan fatura verisinin nasıl çıktığını yazın.
5. Zorunlu alanları eşleştirin. Özellikle internet satışlarındaki ek alanların sipariş verisinde bulunduğunu kontrol edin.
6. İletim akışını kurun. Faturanın müşteriye ne zaman ve hangi kanaldan gideceğini belirleyin; e-posta adresi eksik siparişler için bir kural koyun.
7. Günlük mutabakatı başlatın. Faturası kesilmemiş siparişleri ve mükerrer faturaları her gün listeleyin.
8. Arşivi düzenleyin. Elektronik nüshaların nerede, hangi formatta ve ne kadar süre saklanacağını yazılı hale getirin.
9. Aralık ayında deneme yapın. Yeni akışı gerçek siparişlerin küçük bir bölümüyle test edin; 1 Ocak’ta ilk kez denemeyin.

Nereden başlamalısınız?

1. Son üç ayın fatura sayısını kanala göre çıkarın.
2. Tabloda en çok elle iş yapılan akışı seçin; çoğu işletmede bu, satıştan faturaya geçiştir.
3. Akışı bir kanalda kurup iki hafta izleyin, sonra diğer kanallara yayın.
4. Mutabakat raporunu ilk günden çalıştırın; hataları erken görmenin en kolay yolu budur.

Bu hazırlık en çok muhasebe ekibi küçük olan KOBİ’leri ve birden fazla satış kanalı yöneten e-ticaret ve perakende işletmelerini ilgilendirir.

Corrplus vergi danışmanlığı vermez; hangi kuralın size uygulandığına mali müşaviriniz karar verir. Biz o kararı sistemlere taşıyan teknik ekibiz. Keşifte satış kanallarınızı, fatura düzenleme yolunuzu ve muhasebe yazılımınızın giriş yollarını haritalıyor, ardından akışı kısa döngülerle kuruyoruz. Gelen ve giden fatura akışları için fatura işleme otomasyonu, genel yaklaşımımız için iş süreci otomasyonu, araç tarafı için n8n ve Make otomasyonu ve eski yazılımlar için RPA danışmanlığı sayfalarımıza bakabilirsiniz. Yıl sonu takviminizi konuşmak için iletişim sayfasından ilk görüşmeyi ayarlayabilirsiniz.